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Reparaturen in der Nebenkostenabrechnung: Warum Sie nicht zahlen müssen
Instandhaltung und Instandsetzung sind keine Betriebskosten. Wo die Grenze zur Wartung verläuft und wie Sie gemischte Positionen trennen.
Ein defektes Türschloss, eine undichte Leitung, ein neuer Anstrich im Treppenhaus: Diese Kosten trägt die Vermietung. Trotzdem tauchen sie regelmäßig in Nebenkostenabrechnungen auf – selten offen, meist in Sammelpositionen mit unverfänglichen Namen. Dieser Ratgeber erklärt, wo die Grenze zwischen umlagefähiger Wartung und nicht umlagefähiger Reparatur verläuft und wie Sie gemischte Rechnungen aufteilen. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Die Rechtsgrundlage
§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nimmt die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich aus dem Begriff der Betriebskosten aus. Das sind die Kosten, die zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen.
Das entspricht der Grundregel des Mietrechts. Nach § 535 Abs. 1 BGB hat die Vermietung die Mietsache in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten. Die Erhaltung ist ihre Aufgabe und wird durch die Miete abgegolten.
Wartung ist erlaubt, Reparatur nicht
Die Betriebskostenverordnung erlaubt an mehreren Stellen ausdrücklich die Wartung: die Pflege der Heizungsanlage, die Prüfung der Betriebsbereitschaft, die Wartung von Aufzug, Lüftung und Rauchwarnmeldern. Wartung ist die vorbeugende, planmäßige Maßnahme, die den Sollzustand erhält. Reparatur ist die Wiederherstellung nach einem Ausfall oder Schaden.
Die Grenze verläuft nicht immer scharf. Der Austausch einer Dichtung im Rahmen der jährlichen Wartung bleibt Wartung. Der Austausch einer Umwälzpumpe, die ausgefallen ist, ist Instandsetzung. Entscheidend ist, was tatsächlich geschehen ist – und das steht auf der Rechnung des Handwerkers, nicht in der Abrechnung.
Vollwartungsverträge aufteilen
Bei Aufzügen, Heizungen und Lüftungsanlagen werden häufig Vollwartungsverträge geschlossen. Sie enthalten zu einem Pauschalpreis Wartung, Prüfung, Notdienst und den Austausch von Verschleißteilen bis zu einer bestimmten Größenordnung. Der auf Instandsetzung entfallende Anteil ist nicht umlagefähig und muss herausgerechnet werden.
Viele Verwaltungen setzen dafür einen pauschalen Abschlag an, häufig zwischen dreißig und fünfzig Prozent bei Aufzügen. Verlangen Sie, dass dieser Abschlag in der Abrechnung erkennbar ist. Weist Ihre Abrechnung eine Vollwartung ohne jeden Abzug aus, ist das ein konkreter Anhaltspunkt für eine Beanstandung.
Kleinreparaturen sind etwas anderes
Viele Mietverträge enthalten eine Kleinreparaturklausel: Reparaturen an Gegenständen, die dem häufigen Zugriff der Mietpartei ausgesetzt sind, werden bis zu einem bestimmten Betrag von ihr getragen. Eine solche Klausel betrifft das Verhältnis zwischen Ihnen und der Vermietung unmittelbar und wird nicht über die Betriebskostenabrechnung abgewickelt.
Wenn eine Kleinreparatur trotzdem in der Abrechnung auftaucht und auf alle Haushalte verteilt wird, ist das falsch – unabhängig davon, ob die Klausel wirksam ist. Der Weg über die Umlage macht aus einer individuellen Reparatur keine Betriebskostenart.
Typische Tarnbezeichnungen
Achten Sie auf: „Kleinreparaturen“, „Instandhaltung“, „Reparaturkosten“, „Handwerkerleistungen“, „Hausservice“, „technische Betreuung“, „Sonstige Leistungen“, „Rücklage“, „Erneuerung“, „Modernisierung“, „Sanierung“, „Malerarbeiten“, „Schlüsseldienst“, „Rohrbruch“, „Wasserschaden“.
Manche Abrechnungen aus Wohnungseigentümergemeinschaften enthalten außerdem eine Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Sie ist keine Betriebskostenart und darf nicht auf Mietparteien umgelegt werden, auch wenn sie in der WEG-Abrechnung selbstverständlich erscheint.
Modernisierung ist keine Betriebskostenart
Wird das Haus gedämmt, werden Fenster erneuert oder wird die Heizung ausgetauscht, sind das Modernisierungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen. Sie können unter engen Voraussetzungen zu einer Mieterhöhung führen, aber sie gehören nie in die Betriebskostenabrechnung. Auch Planungs-, Architekten- und Genehmigungskosten sind keine Betriebskosten.
Wenn nach einer Baumaßnahme eine neue Zeile in der Abrechnung auftaucht, prüfen Sie deren Charakter genau. Zulässig können allenfalls neue laufende Betriebskosten sein, etwa die Wartung einer neu eingebauten Lüftungsanlage.
Gemischte Positionen richtig behandeln
Enthält eine Position sowohl zulässige als auch unzulässige Kosten, entfällt nicht die ganze Zeile. Herauszurechnen ist nur der unzulässige Anteil. Deshalb ist die Aufschlüsselung der entscheidende erste Schritt und nicht die pauschale Ablehnung.
Formulieren Sie Ihre Bitte konkret: „Bitte schlüsseln Sie die Position Hausservice in Höhe von 1.240,00 € nach Leistungen und Beträgen auf und geben Sie an, welcher Anteil auf Instandhaltung und Instandsetzung entfällt.“
Der Notdienst
Ein Notdiensteinsatz nachts oder am Wochenende ist besonders teuer und taucht häufig in Sammelpositionen auf. Rechtlich gilt nichts anderes als tagsüber: Wird ein Schaden beseitigt, ist es Instandsetzung. Umlagefähig kann allenfalls eine Bereitschaftspauschale sein, wenn sie im Rahmen eines Wartungsvertrags laufend anfällt und der Vertrag keine Reparaturleistungen umfasst.
In der Praxis lohnt sich hier die Frage nach der Zahl der Einsätze und ihrem Anlass. Häufen sich Notdiensteinsätze an derselben Anlage, ist das zugleich ein Anhaltspunkt für eine anstehende Instandsetzung – und damit ein Argument gegen die Umlage der Folgekosten.
Wenn die Vermietung selbst Hand anlegt
Manche Eigentümerinnen und Eigentümer erledigen Arbeiten selbst und setzen dafür einen Stundensatz an. Für Betriebskosten ist das im Grundsatz möglich: Die Verordnung erlaubt, den Wert eigener Leistungen anzusetzen, soweit dafür sonst Kosten entstanden wären. Für Instandhaltung gilt das aber gerade nicht – dort fehlt es an einer umlagefähigen Kostenart, und ein Eigenleistungsansatz ändert daran nichts.
Ebenso wenig darf der Wert eigener Verwaltungsarbeit angesetzt werden; § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nennt ihn ausdrücklich als nicht umlagefähig. Wenn in Ihrer Abrechnung Stundensätze ohne Fremdrechnung auftauchen, ist die Frage nach der Art der Leistung deshalb der erste Schritt.
Belege verlangen
Die entscheidenden Unterlagen sind die Handwerkerrechnungen und die Wartungsverträge. Sie haben nach § 556 Abs. 4 BGB Anspruch darauf, sie einzusehen; die Bereitstellung darf elektronisch erfolgen. Aus der Leistungsbeschreibung ergibt sich fast immer eindeutig, ob gewartet oder repariert wurde.
Frist und Zahlung
Einwendungen sind grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen, § 556 Abs. 3 BGB. Ein Einwand gegen eine einzelne Position berechtigt nicht ohne Weiteres dazu, die gesamte Nachzahlung zurückzuhalten. Prüfen Sie beide Fragen getrennt und dokumentieren Sie beides schriftlich.
Weiterlesen und selbst prüfen
Die verwandten Fehlpositionen behandeln die Ratgeber zu Verwaltungskosten und zu Leerstandskosten. Wie Sie die Rechnungen bekommen, erklärt der Beitrag zur Belegeinsicht.
Verdächtige Sammelpositionen erkennt die kostenlose Prüfung automatisch und nennt die zugehörige Vorschrift – so wissen Sie, wonach Sie fragen müssen.