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Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung: Was Sie nicht zahlen müssen
Hausverwaltung, Buchhaltung und Abrechnungserstellung sind keine Betriebskosten. So erkennen und beanstanden Sie versteckte Verwaltungskosten.
Von allen Positionen, die in einer Nebenkostenabrechnung nichts zu suchen haben, ist die Hausverwaltung die häufigste. Manchmal steht sie offen als „Verwaltungskosten“ in der Tabelle, öfter versteckt sie sich in einer Sammelposition oder in der Hauswartvergütung. Für Mietwohnungen ist die Rechtslage eindeutig. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie den Betrag finden, wie Sie ihn beanstanden und welche Grenzen es gibt. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was das Gesetz sagt
§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nimmt die Verwaltungskosten ausdrücklich aus dem Begriff der Betriebskosten aus. Genannt sind die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten der Geschäftsführung.
§ 556 Abs. 1 BGB erlaubt die Umlage nur für Betriebskosten. Was keine Betriebskostenart ist, kann daher auch nicht vereinbart werden; § 556 Abs. 5 BGB erklärt abweichende Vereinbarungen zum Nachteil der Mietpartei für unwirksam.
Die Entscheidung des Bundesgerichtshofs
Der Bundesgerichtshof hat diese Linie 2018 bestätigt. Eine in einem Formularmietvertrag über Wohnraum gesondert ausgewiesene Verwaltungskostenpauschale ist eine zum Nachteil der Mietpartei von § 556 Abs. 1 BGB abweichende und damit unwirksame Vereinbarung, sofern aus dem Vertrag nicht eindeutig hervorgeht, dass es sich um einen Teil der Grundmiete handelt (BGH, Urteil vom 19. Dezember 2018 – VIII ZR 254/17). Die Unwirksamkeitsanordnung steht heute in § 556 Abs. 5 BGB; sie war zum Zeitpunkt der Entscheidung in Absatz 4 geregelt.
Praktisch heißt das: Auch eine ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag rettet die Umlage nicht, wenn die Pauschale neben der Nettomiete als eigener Posten auftaucht. Für Gewerbemietverhältnisse gilt das nicht in gleicher Weise; dort sind weitergehende Vereinbarungen möglich.
Wo sich Verwaltungskosten verstecken
Am offensichtlichsten ist eine Zeile „Verwaltung“, „Hausverwaltung“ oder „Verwaltergebühr“. Häufiger ist die versteckte Variante. Achten Sie auf folgende Formulierungen: „Abrechnungserstellung“, „Abrechnungsservice“, „Buchhaltung“, „Kontoführung“, „Bürokosten“, „Porto und Telefon“, „Mahnkosten“, „Objektbetreuung“, „kaufmännische Betreuung“, „Verwaltungspauschale“.
Auch die Hauswartposition enthält oft Verwaltungsarbeit. § 2 Nr. 14 BetrKV erlaubt die Umlage der Hauswartvergütung nur, soweit sie nicht die Hausverwaltung betrifft. Wenn der Hauswart Wohnungsübergaben macht, Angebote einholt oder Rechnungen prüft, ist dieser Anteil herauszurechnen.
Was der Messdienst kosten darf
Eine wichtige Ausnahme betrifft die Heizkosten. § 2 Nr. 4 Buchstabe a BetrKV nennt ausdrücklich die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung. Die Rechnung des Messdienstleisters für die Heizkostenabrechnung ist deshalb umlagefähig.
Das gilt aber nur für die Heiz- und Warmwasserabrechnung. Die Erstellung der Betriebskostenabrechnung insgesamt bleibt Verwaltungsarbeit. Wenn ein Dienstleister beides macht und eine Gesamtsumme berechnet, ist eine Aufteilung erforderlich.
Wie hoch der Betrag typischerweise ist
Verwaltungskosten werden häufig pro Wohnung und Monat berechnet, in vielen Verträgen zwischen zwanzig und dreißig Euro. Über ein Jahr sind das mehrere hundert Euro – ein Betrag, für den sich die Prüfung lohnt. In Wohnungseigentümergemeinschaften rechnet die Verwaltung gegenüber den Eigentümern ab; wenn ein Eigentümer seine Wohnung vermietet, darf er diesen Anteil nicht an die Mietpartei weitergeben.
Genau dieser Fall ist häufig. Die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft wird eins zu eins an die Mietpartei durchgereicht, obwohl sie Positionen enthält, die im Mietverhältnis nicht umlagefähig sind: Verwaltervergütung, Instandhaltungsrücklage, Bankgebühren.
So beanstanden Sie den Betrag
Formulieren Sie konkret. Nennen Sie den Abrechnungszeitraum, die Position, den Betrag und den Grund: „Die Position Verwaltungskosten in Höhe von 288,00 € gehört nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Ich bitte um eine korrigierte Abrechnung.“ Bitten Sie zugleich um Belegeinsicht, wenn Sie den Verdacht haben, dass weitere Verwaltungsanteile in anderen Positionen stecken.
Bei Sammelpositionen ist nur der unzulässige Anteil herauszunehmen. Verlangen Sie deshalb die Aufschlüsselung, bevor Sie einen Betrag beziffern.
Der Unterschied zur Grundmiete
Verwaltungskosten dürfen nicht neben der Miete abgerechnet werden – kalkulatorisch sind sie aber selbstverständlich Teil der Miete. Jede Vermietung finanziert ihre Verwaltung aus den Mieteinnahmen, so wie jedes Unternehmen seine Buchhaltung aus dem Umsatz finanziert. Der Streit dreht sich also nicht darum, ob Sie Verwaltung mitbezahlen, sondern darum, ob sie zusätzlich zur vereinbarten Miete berechnet werden darf.
Diese Unterscheidung ist auch praktisch wichtig. Fällt eine Verwaltungskostenpauschale weg, folgt daraus kein Recht der Vermietung, die Grundmiete einfach um denselben Betrag zu erhöhen. Eine Mieterhöhung richtet sich nach eigenen Vorschriften mit eigenen Voraussetzungen und Fristen. Beide Vorgänge sollten Sie getrennt behandeln und nicht in einem Schreiben vermischen.
Die Frist
Einwendungen gegen die Abrechnung sind grundsätzlich bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen, § 556 Abs. 3 BGB. Notieren Sie das Zugangsdatum und rechnen Sie die Frist aus. Ein Telefonat ist später schwer zu beweisen; eine schriftliche Mitteilung mit Nachweis des Zugangs ist die sichere Variante.
Bereits gezahlte Beträge
Wenn Sie eine unzulässige Position in der Vergangenheit gezahlt haben, kommt eine Rückforderung in Betracht. Wie weit sie reicht, hängt von Verjährung, Einwendungsfrist und den Umständen ab. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Rechnen Sie nicht damit, unbegrenzt zurückgehen zu können, und holen Sie bei größeren Beträgen Rat ein.
Wenn die Verwaltung widerspricht
Ein häufiges Gegenargument lautet, die Verwaltungskosten seien „schon immer so abgerechnet“ worden. Eine jahrelange Übung ändert an der gesetzlichen Regelung nichts. Ein anderes Argument lautet, die Position sei im Mietvertrag vereinbart. Auch das trägt nach der genannten Entscheidung des Bundesgerichtshofs in der Wohnraummiete regelmäßig nicht.
Bleiben Sie sachlich und verlangen Sie eine Begründung mit Bezug auf die Betriebskostenverordnung. Wenn keine kommt, ist der Weg zu einem Mieterverein oder einer Rechtsberatung der nächste Schritt.
Weiterlesen und selbst prüfen
Die anderen klassischen Fehlpositionen behandeln die Ratgeber zu Instandhaltung und zu Bankgebühren. Wie Sie an die Unterlagen kommen, erklärt der Beitrag zur Belegeinsicht.
Ob Ihre Abrechnung Verwaltungskosten enthält, sehen Sie in wenigen Minuten: Laden Sie sie in die kostenlose Prüfung. Auch versteckte Bezeichnungen werden erkannt und der zugehörigen Vorschrift zugeordnet.