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Belegeinsicht: So verlangen Sie die Rechnungen zu Ihrer Abrechnung
§ 556 Abs. 4 BGB gibt Ihnen das Einsichtsrecht – auch elektronisch. Wie Sie es geltend machen und was bei Verweigerung gilt.
Eine Nebenkostenabrechnung nennt Summen, nicht Rechnungen. Ob die Gartenpflege wirklich 3.400 € gekostet hat und ob darin eine Neupflanzung steckt, steht nicht in der Tabelle. Ohne Belegeinsicht bleibt jede Prüfung deshalb eine Vermutung. Dieser Ratgeber erklärt, worauf Sie Anspruch haben, wie Sie ihn geltend machen und welche Grenzen gelten. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Die Rechtsgrundlage
Der Anspruch steht heute ausdrücklich im Gesetz. Nach § 556 Abs. 4 BGB hat die Vermietung der Mietpartei auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege zu gewähren. Satz 2 derselben Vorschrift stellt klar: Die Vermietung ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen. Ergänzend gelten die allgemeinen Regeln der Rechenschaftslegung aus § 259 BGB und § 242 BGB.
Damit hat sich die Praxis verschoben. Früher galt der Vorrang der Einsicht in die Originalunterlagen, den der Bundesgerichtshof 2006 betont hatte (BGH, Urteil vom 8. März 2006 – VIII ZR 78/05). Ein PDF-Paket oder ein Portal ist heute die gesetzlich vorgesehene Alternative und keine Notlösung. Wer trotzdem die Originale sehen möchte, braucht dafür einen konkreten Grund – etwa eine unvollständige oder unleserliche Datei, eine fehlende Seite oder einen begründeten Zweifel an der Echtheit einer Rechnung.
Die Einsicht vor Ort erfolgt grundsätzlich am Ort der Verwaltung oder der Mietsache. Ist Ihnen die Anreise nicht zumutbar, etwa wegen sehr großer Entfernung oder Krankheit, kommt die Übersendung von Unterlagen in Betracht. Umgekehrt gilt: Werden Ihnen vollständige, lesbare elektronische Belege bereitgestellt, ist der Anspruch aus § 556 Abs. 4 BGB in der Regel erfüllt – ein Zurückbehalten der Nachzahlung allein wegen der elektronischen Form trägt dann nicht.
Welche Unterlagen dazugehören
Sie können Einsicht in alle Unterlagen verlangen, auf denen die Abrechnung beruht: Rechnungen der Dienstleister, Verträge über Wartung, Reinigung und Hauswart, Gebührenbescheide der Kommune, Versicherungsscheine, Energieabrechnungen, Ablesewerte des Messdienstes, die Flächen- und Nutzeinheitenaufstellung sowie die Berechnung der Umlageschlüssel.
Auch Zahlungsbelege können dazugehören. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Mietpartei ein zeitweiliges Leistungsverweigerungsrecht zustehen kann, wenn Einsicht in Rechnungen gewährt, in Zahlungsbelege aber verweigert wird (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2020 – VIII ZR 118/19). Das ist besonders relevant, wenn ein Skontoabzug oder eine Erstattung im Raum steht.
So formulieren Sie die Bitte
Halten Sie das Schreiben kurz und konkret. Nennen Sie den Abrechnungszeitraum, die Positionen, die Sie sehen möchten, und schlagen Sie Termine vor. Zum Beispiel: „Zur Abrechnung 2024, die mir am 14. Mai 2025 zugegangen ist, bitte ich um Einsicht in die Belege zu den Positionen Hauswart, Versicherungen und Gartenpflege. Ich schlage folgende Termine vor …“
Setzen Sie eine angemessene Frist von zwei bis drei Wochen. Bitten Sie um eine kurze Bestätigung. Senden Sie das Schreiben so, dass Sie den Zugang belegen können.
Was Kopien kosten dürfen
Werden die Belege elektronisch bereitgestellt, entstehen Ihnen in aller Regel keine Kosten. Wenn Sie darüber hinaus Papierkopien wünschen, können Kosten anfallen. Sie sind an den tatsächlichen Aufwand gebunden; Beträge, die deutlich über den üblichen Kopierkosten liegen, sind kritisch zu sehen. Fotografieren Sie die Belege bei einem Termin vor Ort selbst, entstehen in der Regel keine Kosten. Ein solches Vorgehen sollten Sie ankündigen.
Praktisch bewährt hat sich, alle relevanten Seiten mit dem Telefon abzufotografieren und zu Hause in Ruhe zu prüfen. Achten Sie darauf, auch die Kopfzeilen mit Leistungszeitraum und Rechnungsdatum zu erfassen.
Was Sie beim Termin ansehen sollten
Gehen Sie mit einer Liste hinein. Für jede Position brauchen Sie drei Informationen: Was wurde geleistet, für welchen Zeitraum, und welcher Betrag wurde tatsächlich gezahlt? Achten Sie auf Rechnungen, die Wartung und Reparatur mischen, auf Leistungszeiträume außerhalb Ihres Abrechnungszeitraums und auf Positionen, die zu einer anderen Wirtschaftseinheit gehören.
Notieren Sie sich zu jeder Feststellung die Rechnungsnummer und das Datum. Ohne diese Angaben lässt sich später schwer nachvollziehen, worauf sich Ihr Einwand bezieht.
Wenn die Einsicht verweigert wird
Bleibt Ihre Bitte unbeantwortet, erinnern Sie schriftlich unter Fristsetzung. Wird die Einsicht weiterhin verweigert, kann Ihnen ein zeitweiliges Leistungsverweigerungsrecht an der Nachzahlung zustehen. Das ist ein Druckmittel, kein Erlass: Sobald die Einsicht gewährt wird, ist der berechtigte Betrag zu zahlen.
Wichtig ist der Zeitpunkt. Nach vollständiger Zahlung können Sie den Betrag nicht allein deshalb zurückfordern, weil die Belegeinsicht unzureichend war (BGH, Beschluss vom 26. Oktober 2021 – VIII ZR 150/20). Machen Sie Ihr Einsichtsrecht deshalb geltend, bevor Sie zahlen.
Die Frist im Blick behalten
Einwendungen gegen die Abrechnung sind grundsätzlich bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen, § 556 Abs. 3 BGB. Eine laufende Auseinandersetzung über die Belegeinsicht verlängert diese Frist nicht automatisch. Formulieren Sie deshalb rechtzeitig einen vorsorglichen Einwand, wenn die Einsicht sich verzögert.
Ein Satz genügt: „Vorsorglich erhebe ich Einwendungen gegen die Positionen X und Y, deren Berechtigung ich mangels Belegeinsicht noch nicht abschließend beurteilen kann.“
Datenschutz und die Grenzen der Einsicht
Gelegentlich wird die Einsicht mit Hinweis auf den Datenschutz verweigert, etwa weil auf Ablesebelegen die Namen anderer Haushalte stehen. Das ist kein Grund, die Einsicht insgesamt zu verweigern. Personenbezogene Angaben, die für Ihre Prüfung nicht erforderlich sind, können geschwärzt werden; die Zahlen, auf denen Ihre Abrechnung beruht, bleiben einsehbar.
Umgekehrt gibt es Grenzen. Sie können keine Unterlagen verlangen, die mit Ihrer Abrechnung nichts zu tun haben – etwa Mietverträge anderer Haushalte oder die interne Kalkulation der Vermietung. Halten Sie Ihre Anfrage deshalb an den Positionen Ihrer Abrechnung fest; das erhöht die Aussicht auf eine zügige Antwort erheblich.
Digitale Einsicht ist der Regelfall
Seit § 556 Abs. 4 Satz 2 BGB die elektronische Bereitstellung ausdrücklich erlaubt, ist ein Portal oder eine PDF-Sammlung der übliche Weg. Verlangen Sie deshalb nicht reflexhaft „die Originale“, sondern prüfen Sie zuerst, ob die Dateien vollständig und lesbar sind und ob jede Rechnung Leistungszeitraum, Betrag und Leistungsbeschreibung erkennen lässt.
Achten Sie darauf, dass Sie die Dateien herunterladen und speichern können; ein Portal, das nach zwei Wochen schließt, hilft Ihnen später nicht mehr. Bleiben nach der Durchsicht konkrete Zweifel – eine Seite fehlt, ein Betrag ist unleserlich, eine Rechnung wirkt nachträglich verändert –, benennen Sie genau diese Belege und begründen Sie, warum Sie sie im Original sehen möchten. Ein solcher konkreter Anlass trägt das Verlangen; ein pauschales Misstrauen gegenüber der elektronischen Form trägt es nicht.
Bei einer Eigentumswohnung
Vermietet ein Wohnungseigentümer, beruht seine Abrechnung häufig auf der Abrechnung der Eigentümergemeinschaft. Auch dann können Sie die zugrunde liegenden Belege einsehen; die WEG-Abrechnung allein ersetzt sie nicht. Verlangen Sie zusätzlich die Angabe, welche Positionen der WEG-Abrechnung in die Mietabrechnung übernommen wurden – dort verstecken sich häufig Verwaltervergütung und Instandhaltungsrücklage.
Was danach kommt
Nach der Einsicht formulieren Sie Ihre Einwendungen konkret: Position, Betrag, Grund, Bitte um Korrektur. Ein Einwand, der auf eine bestimmte Rechnung verweist, ist deutlich wirksamer als eine allgemeine Beanstandung. Bei größeren streitigen Beträgen ist eine Beratung durch einen Mieterverein oder eine Anwaltskanzlei sinnvoll.
Weiterlesen und selbst prüfen
Wie Sie den Einwand schreiben, zeigt der Ratgeber zum Widerspruch. Ob Sie zahlen müssen, während Sie prüfen, behandelt der Beitrag Nachzahlung nicht zahlen; welche Positionen sich besonders lohnen, zeigt der Ratgeber zu nicht umlagefähigen Nebenkosten.
Welche Positionen Sie beim Termin ansehen sollten, verrät Ihnen die kostenlose Prüfung: Sie markiert die auffälligen Zeilen, bevor Sie den Termin vereinbaren.