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Sind Hauswartkosten umlagefähig? Was der Hausmeister abrechnen darf
Der Hauswart darf umgelegt werden, seine Reparaturen und Verwaltungsarbeiten nicht. So erkennen Sie den unzulässigen Anteil.
Der Hauswart ist in vielen Abrechnungen die teuerste Position nach der Heizung – und die mit dem größten Prüfpotenzial. Denn die Betriebskostenverordnung erlaubt seine Vergütung nur teilweise: Alles, was er an Reparaturen und an Verwaltungsarbeit erledigt, ist ausdrücklich ausgenommen. Dieser Ratgeber erklärt, wie Sie den zulässigen vom unzulässigen Anteil trennen und welche Unterlagen Sie dafür brauchen. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Die Rechtsgrundlage
§ 2 Nr. 14 BetrKV nennt „die Kosten für den Hauswart“, nämlich die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Ausdrücklich heißt es weiter: Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeiten nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden.
Der zweite Satz ist der praktisch wichtigste. Er verhindert, dass dieselbe Leistung zweimal in die Abrechnung kommt – einmal als Hauswartvergütung und einmal als Gartenpflege oder Gebäudereinigung.
Was der Hauswart darf
Umlagefähig sind die typischen Aufsichts- und Betreuungstätigkeiten: Kontrollgänge, Schließen und Öffnen von Türen, Überwachung der technischen Anlagen, Ansprechpartner für die Bewohner, Anleitung von Dienstleistern, Bedienung der Heizung, Meldung von Schäden und die Beaufsichtigung der Müllstandplätze. Auch Sozialabgaben und geldwerte Leistungen wie eine Dienstwohnung gehören dazu, soweit sie auf diese Tätigkeiten entfallen.
Wichtig ist die Formulierung „soweit“. Die Vorschrift verlangt eine anteilige Betrachtung, keine Alles-oder-nichts-Entscheidung. Erledigt der Hauswart zu einem Fünftel Reparaturen, ist dieser Anteil herauszurechnen.
Was nicht umlagefähig ist
Nicht umlagefähig sind alle Reparaturen: das Wechseln eines Schlosses, das Abdichten eines Fensters, das Streichen einer Wand, das Beheben einer Verstopfung. Ebenso wenig umlagefähig sind Verwaltungstätigkeiten: die Wohnungsübergabe, das Führen von Listen für die Verwaltung, die Kontrolle von Rechnungen, das Einholen von Angeboten, die Betreuung von Wohnungsbesichtigungen und die Erstellung von Abrechnungsunterlagen.
Rechtsgrundlage sind § 1 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BetrKV sowie der ausdrückliche Vorbehalt in § 2 Nr. 14 BetrKV. Der Bundesgerichtshof hat für Verwaltungskosten in der Wohnraummiete klargestellt, dass sie neben der Miete nicht gesondert umgelegt werden dürfen (BGH, Urteil vom 19. Dezember 2018 – VIII ZR 254/17).
Der Instandhaltungsabschlag
Weil sich die Tätigkeiten nicht minutengenau trennen lassen, arbeiten viele Verwaltungen mit einem pauschalen Abschlag – häufig zwischen zehn und zwanzig Prozent der Hauswartkosten. Ein solcher Abschlag ist zulässig, wenn er den tatsächlichen Verhältnissen ungefähr entspricht. Er muss aber in der Abrechnung erkennbar sein.
Wenn Ihre Abrechnung keinen Abschlag ausweist, ist das der erste Punkt Ihrer Rückfrage: „Welcher Anteil der Hauswartvergütung entfällt auf Instandhaltung, Instandsetzung und Verwaltung, und wie wurde dieser Anteil ermittelt?“ Eine Abrechnung ohne jeden Abzug ist ein deutliches Signal, dass die Trennung nicht vorgenommen wurde.
Die Tätigkeitsbeschreibung
Die entscheidende Unterlage ist der Hauswartvertrag oder die Leistungsbeschreibung des Dienstleisters. Dort steht, welche Aufgaben geschuldet sind. Enthält der Vertrag ausdrücklich Kleinreparaturen, ist der zugehörige Anteil nicht umlagefähig. Enthält er Gartenarbeit und Winterdienst, dürfen diese Leistungen nicht zusätzlich in eigenen Positionen erscheinen.
Verlangen Sie den Vertrag im Rahmen der Belegeinsicht. Den Anspruch auf Einsicht gibt Ihnen § 556 Abs. 4 BGB und umfasst auch Verträge, auf denen die Abrechnung beruht.
Doppelerfassung erkennen
Führt Ihre Abrechnung sowohl „Hauswart“ als auch „Gartenpflege“, „Hausreinigung“ und „Winterdienst“, prüfen Sie, ob der Hauswart diese Arbeiten selbst erledigt. Wenn ja, darf die Leistung nur einmal abgerechnet werden.
Der Betriebskostenspiegel trägt dieser Unterscheidung Rechnung: Er nennt einen höheren Wert, wenn der Hauswart alles übernimmt, und einen niedrigeren, wenn Reinigung, Garten und Winterdienst gesondert abgerechnet werden. Der Vergleich beider Werte mit Ihrer Abrechnung ist ein guter erster Test.
Der Verteilerschlüssel
Ohne abweichende Vereinbarung gilt der Wohnflächenanteil, § 556a Abs. 1 BGB, nach der tatsächlichen Fläche (BGH, Urteil vom 30. Mai 2018 – VIII ZR 220/17). Rechnen Sie Ihren Anteil nach und vergleichen Sie ihn mit dem ausgewiesenen Betrag.
Angestellt oder beauftragt?
Ob der Hauswart bei der Vermietung angestellt oder als Firma beauftragt ist, ändert an der Umlagefähigkeit nichts, wohl aber an den Unterlagen. Bei einem Angestellten sind Bruttolohn, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und geldwerte Leistungen wie eine verbilligte Dienstwohnung maßgeblich. Bei einer beauftragten Firma steht der Betrag schlicht auf der Rechnung, häufig mit Umsatzsteuer.
Beides ist zulässig. Achten Sie aber darauf, dass bei einem Angestellten keine Lohnnebenkosten der Verwaltung mitlaufen: Die Lohnbuchhaltung ist Verwaltungsarbeit und damit nicht umlagefähig. Bei einer Dienstwohnung ist nur die Differenz zwischen ortsüblicher Miete und tatsächlich gezahlter Miete als geldwerte Leistung anzusetzen, nicht die volle Miete.
Wenn der Hauswart wechselt
Ein Wechsel von einem Angestellten zu einem Dienstleistungsunternehmen verändert die Zeile oft sprunghaft. Das ist kein Fehler, aber ein guter Anlass für zwei Fragen. Erstens: Wurde der Leistungsumfang gleichzeitig ausgeweitet, etwa um zusätzliche Kontrollgänge? Zweitens: Sind Leistungen, die früher in anderen Positionen standen, nun im Hauswartvertrag enthalten – oder umgekehrt?
Vergleichen Sie dazu die Summe aller betroffenen Positionen über zwei Jahre. Wenn Hauswart, Reinigung und Gartenpflege zusammen etwa gleich geblieben sind, hat sich nur die Zuordnung geändert. Steigt die Summe deutlich, lohnt die Frage nach dem neuen Vertrag.
Wirtschaftlichkeit
Hauswartkosten sind stark vom Stundenumfang abhängig. Fragen Sie nach den vereinbarten Wochenstunden und dem Stundensatz. Erst damit lässt sich beurteilen, ob der Betrag angemessen ist. Den Vorwurf unwirtschaftlicher Bewirtschaftung müssen Sie darlegen und beweisen; die Vermietung trifft regelmäßig keine sekundäre Darlegungslast für die Grundlagen ihres Kostenansatzes (BGH, Urteil vom 6. Juli 2011 – VIII ZR 340/10). Der Hauswartvertrag aus der Belegeinsicht ist dafür die entscheidende Unterlage.
Leerstand und Gewerbe
Der auf leerstehende Wohnungen entfallende Anteil ist von der Vermietung zu tragen (BGH, Urteil vom 31. Mai 2006 – VIII ZR 159/05). In gemischt genutzten Häusern kann ein Vorwegabzug für Gewerbe geboten sein, wenn dort ein deutlich höherer Betreuungsaufwand entsteht.
Vergleichswerte
Der Betriebskostenspiegel 2024 des Deutschen Mieterbunds nennt für den Hauswart 0,37 € pro Quadratmeter und Monat, wenn er alle Arbeiten übernimmt, und 0,21 €, wenn Reinigung, Gartenpflege und Winterdienst separat abgerechnet werden. Für eine 70-Quadratmeter-Wohnung sind das rund 311 € beziehungsweise 176 € im Jahr.
So prüfen Sie Ihre Zeile
Notieren Sie Gesamtkosten, Schlüssel und Anteil. Verlangen Sie den Hauswartvertrag, die Angabe des Instandhaltungs- und Verwaltungsabschlags und eine Aufstellung der übrigen Positionen, die derselbe Hauswart erledigt. Vergleichen Sie das Ergebnis mit den beiden Referenzwerten.
Weiterlesen und selbst prüfen
Zur Abgrenzung lesen Sie die Ratgeber zur Hausreinigung und zur Gartenpflege. Warum Verwaltungsarbeit nie umlagefähig ist, erklärt der Beitrag zu Verwaltungskosten.
Der Vergleich mit beiden Referenzwerten läuft in der kostenlosen Prüfung automatisch – auch die Frage, ob separat abgerechnete Leistungen den niedrigeren Wert erfordern.