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Nebenkostenabrechnung nach der Kündigung: Was noch kommt
Nach dem Auszug folgen Abrechnung, Kaution und mögliche Nachforderung. Welche Fristen gelten und welche Unterlagen Sie brauchen.
Mit dem Ende des Mietverhältnisses ist die Sache nicht erledigt. Die letzte Betriebskostenabrechnung kommt oft ein Jahr später, und häufig hängt daran auch der Rest der Kaution. Dieser Ratgeber erklärt, womit Sie rechnen müssen, welche Fristen gelten und welche Unterlagen Sie deshalb aufbewahren sollten. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was nach dem Auszug noch offen ist
Drei Dinge bleiben offen: die letzte Betriebskostenabrechnung, die Abrechnung der Kaution und gegebenenfalls Ansprüche wegen des Zustands der Wohnung. Diese drei Punkte werden häufig vermischt, sind rechtlich aber getrennt zu behandeln.
Sortieren Sie deshalb Ihre Korrespondenz von Anfang an nach diesen drei Themen. Das erspart Ihnen später die Diskussion darüber, worauf sich eine Zahlung oder ein Einbehalt bezieht.
Die Frist bleibt dieselbe
Die Kündigung ändert nichts an der Abrechnungsfrist. Abgerechnet wird der Abrechnungszeitraum des Gebäudes, und die Abrechnung muss bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dessen Ende zugehen, § 556 Abs. 3 BGB. Eine Pflicht zur sofortigen Zwischenabrechnung besteht in der Regel nicht.
Bei einem Auszug im März 2025 und kalenderjährlicher Abrechnung heißt das: Die Abrechnung für 2025 muss bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Bis dahin sollten Sie erreichbar bleiben und Ihre Unterlagen behalten.
Ihre Einwendungsfrist
Nach Zugang der Abrechnung haben Sie zwölf Monate Zeit, Einwendungen mitzuteilen. Diese Frist läuft unabhängig davon, dass das Mietverhältnis beendet ist. Notieren Sie das Zugangsdatum und bewahren Sie den Umschlag auf.
Wenn Sie umgezogen sind, ist der Nachweis des Zugangs besonders wichtig. Ein Nachsendeauftrag verzögert die Zustellung; das kann im Einzelfall eine Rolle spielen.
Die Kaution
Die Kaution ist ein eigener Anspruch. Nach Ende des Mietverhältnisses steht der Vermietung eine angemessene Überlegungsfrist zu, um zu prüfen, ob Ansprüche bestehen. Für eine noch ausstehende Betriebskostenabrechnung wird nach der Rechtsprechung unter Umständen ein Einbehalt eines angemessenen Teilbetrags zugelassen.
Der Einbehalt muss sich an der realistisch zu erwartenden Nachforderung orientieren. Ein Einbehalt der gesamten Kaution über ein Jahr hinweg ist regelmäßig zu viel. Fragen Sie nach dem konkreten Betrag und dem Grund und bitten Sie um Auszahlung des Restes.
Was Sie aufbewahren sollten
Fünf Unterlagen: den Mietvertrag mit allen Nachträgen, das Übergabeprotokoll mit den Zählerständen, die Kontoauszüge über Miete und Vorauszahlungen, die letzten Betriebskostenabrechnungen und Ihre Korrespondenz mit Zugangsnachweisen.
Bewahren Sie diese Unterlagen mindestens bis zur letzten Abrechnung und der endgültigen Kautionsabrechnung auf, im Zweifel drei Jahre über das Vertragsende hinaus. Ein Foto der Unterlagen auf dem Telefon ersetzt kein Original, hilft aber im Streitfall.
Erreichbarkeit sicherstellen
Teilen Sie Ihre neue Anschrift schriftlich mit und bitten Sie um Bestätigung. Nennen Sie Ihre Bankverbindung für ein mögliches Guthaben. Richten Sie einen Nachsendeauftrag ein, aber verlassen Sie sich nicht allein darauf.
Der häufigste Grund für spätere Probleme ist eine Abrechnung, die an die alte Adresse ging und die Sie nie gesehen haben. Sie erfahren dann erst aus einer Mahnung davon – und die Einwendungsfrist läuft möglicherweise bereits.
Wenn keine Abrechnung kommt
Bleibt die Abrechnung nach Ablauf der Frist aus, fordern Sie sie schriftlich mit Frist an. Sie haben einen Anspruch auf Abrechnung über die geleisteten Vorauszahlungen. Nach Fristablauf ist eine Nachforderung regelmäßig ausgeschlossen; ein Guthaben zu Ihren Gunsten bleibt bestehen.
Rechnen Sie überschlägig, ob ein Guthaben zu erwarten ist. Wenn Ihre Vorauszahlungen deutlich über den zu erwartenden Kosten lagen, lohnt die Nachfrage besonders.
Verrechnung mit anderen Forderungen
Häufig wird ein Guthaben mit einer Forderung aus dem Wohnungszustand verrechnet. Prüfen Sie die Gegenforderung getrennt: Ist sie begründet, ist sie beziffert, gibt es Belege? Eine Verrechnung mit einer streitigen Forderung sollten Sie nicht stillschweigend hinnehmen.
Widersprechen Sie schriftlich und verlangen Sie die Auszahlung des unstreitigen Teils.
Die Zwischenablesung nicht vergessen
Für Heizung und Warmwasser sieht die Heizkostenverordnung bei einem Nutzerwechsel eine Zwischenablesung vor. Sie findet am Tag der Übergabe statt oder wird zeitnah nachgeholt. Fehlt sie, wird geschätzt – und eine Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus.
Bestehen Sie deshalb auf einer Ablesung durch den Messdienst und lassen Sie sich das Protokoll aushändigen. Ist das nicht möglich, fotografieren Sie jeden Heizkostenverteiler und jeden Zähler so, dass Gerätenummer und Anzeige lesbar sind. Diese Bilder sind später Ihr einziger Anhaltspunkt gegen eine zu hohe Schätzung.
Wenn Sie eine Mahnung erhalten
Eine Mahnung über eine Nachforderung, die Sie nie erhalten haben, ist unangenehm, aber lösbar. Antworten Sie umgehend schriftlich, bitten Sie um Übersendung der Abrechnung an Ihre aktuelle Anschrift und weisen Sie darauf hin, dass Ihre Einwendungsfrist erst mit deren Zugang beginnt.
Zahlen Sie nicht sofort und widersprechen Sie nicht pauschal. Prüfen Sie zuerst die Abrechnung selbst: Abrechnungszeitraum, Ihr Nutzungszeitraum, die angesetzten Vorauszahlungen und die Zeitanteile. Gerade bei der letzten Abrechnung eines Mietverhältnisses stecken die Fehler regelmäßig in diesen vier Angaben und nicht in den einzelnen Kostenarten.
Belegeinsicht auch nach dem Auszug
Der Anspruch aus § 556 Abs. 4 BGB besteht auch nach Ende des Mietverhältnisses. Machen Sie ihn geltend, bevor Sie eine Nachzahlung leisten: Nach vollständiger Zahlung ist eine Rückforderung allein wegen unzureichender Belegeinsicht nicht möglich (BGH, Beschluss vom 26. Oktober 2021 – VIII ZR 150/20).
Ein kurzer Fahrplan
Erstens: Anschrift, Bankverbindung und Erreichbarkeit schriftlich mitteilen. Zweitens: Übergabeprotokoll mit allen Zählerständen sichern. Drittens: Fristende für die letzte Abrechnung notieren. Viertens: nach Zugang der Abrechnung Zeitraum, Nutzungszeitraum, Vorauszahlungen und Zeitanteile prüfen. Fünftens: bei offenen Punkten Belegeinsicht verlangen, bevor Sie zahlen. Sechstens: Kaution getrennt abrechnen lassen und den unstreitigen Teil einfordern.
Weiterlesen und selbst prüfen
Wie Ihr Anteil bei einem unterjährigen Ende berechnet wird, erklärt der Ratgeber Auszug mitten im Jahr. Zur Auszahlung lesen Sie Guthaben und Auszahlung, zur Zahlungsfrage den Beitrag Nachzahlung nicht zahlen.
Wenn die letzte Abrechnung kommt, sind die Details längst vergessen: Laden Sie sie in die kostenlose Prüfung und lassen Sie Zeitanteile, Vorauszahlungen und Fristen nachrechnen.